Colombia: Human Resources Coordinator

Heartland Alliance International es una ONG sin ánimo de lucro que tiene 130 años de experiencia en el trabajo con comunidades vulnerables en Chicago. Heartland Alliance International fue creada con la misión de proveer servicios a comunidades similares que viven, o han vivido, en situaciones de conflicto o violencia. Heartland Alliance trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles. Los programas globales de Heartland Alliance en salud pública trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo. Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nivel local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos. Heartland Alliance actualmente implementa proyectos en: Irak, Burundi, Nigeria, República Dominicana, República Demócrata del Congo, México, Haití, Ghana, y Cote d'lvoire.

Resumen

La Coordinación de Recursos Humanos brinda soporte administrativo competente y avanzado a los empleados y al equipo de Recursos Humanos. Responsable de un espectro completo de soporte administrativo y general de Recursos Humanos, que incluye la administración de cambios de empleados, determinación de salarios, orientación y otras funciones de servicio críticas para gerentes y empleados. Las responsabilidades individuales y el volumen de trabajo se establecerán mediante el desarrollo de Objetivos de Éxito anuales, dentro del marco que se detalla a continuación. Su supervisión recae en la Dirección Financiera y Administrativa, con comunicación constante con la Dirección de Programas y el área de Recursos Humanos de HAI Chicago.

Obligaciones y responsabilidades esenciales

Servicio al cliente

• Proporciona un servicio al cliente positivo y proactivo para los empleados de HAI y contratistas, resolviendo preguntas e inquietudes y brindando a los empleados y gerentes la información solicitada.
• Ayuda a las oficinas a llevar a cabo diversos programas y procedimientos de recursos humanos y proporciona servicio al cliente a empleados, contratistas y proveedores.
• Participa en esfuerzos de mejora de procesos y proyectos de la oficina.
• Actúa como punto de contacto principal para preguntas relacionadas con empleados y gerentes y necesidades informativas
• Lleva a cabo el manejo de grupos de forma profesional y utiliza herramientas de resolución de conflictos, comunicación asertiva, gestión del cambio, entre otras.
• Propone y lleva a cabo actividades para mejorar el clima laboral.

Administración de empleados

• Coordina la administración de los empleados: procesa los cambios de los empleados, ingresa los datos de los empleados en los sistemas de recursos humanos, asegura que los cambios administrativos / de los empleados se hayan completado correctamente en varios sistemas, asegura que la finalización de un contrato cumpla con todos los requisitos de ley y supervisa la entrega de dotaciones y equipos.
• Coordina directamente el proceso de inducción/orientación para empleados nuevos.
• Coordina la implementación del sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST o Programa de Salud Ocupacional) y se asegura que contemos con los instrumentos actualizados, en conjunto con la consultoría contratada para tal fin.
• Compila y mantiene registros y expedientes de recursos humanos para los archivos, incluyendo verificaciones de antecedentes, documentación nueva de contratación y documentación relacionada para la orientación de nuevos empleados.
• Colabora en el proceso de determinación de salario en conjunto con RH de Chicago y la Dirección País y Dirección Financiera y Administrativa (DFA).
• Crea y ejecuta informes relacionados con los datos de los empleados, según lo solicitado para respaldar decisiones de recursos humanos.
• Da seguimiento a las rutas de llamadas de atención y propone acciones para mejorar la situación laboral correspondiente.
• Ayuda a mantener la integridad de los datos y expedientes.
• Examina los archivos de los empleados para responder consultas de rutina y proporciona información a los gerentes y otras personas autorizadas [de acuerdo con las pautas aplicables] para satisfacer las necesidades del servicio y facilitar la administración de los empleados
• Realiza funciones generales de apoyo administrativo y logístico para las oficinas
• Asegura que todo el equipo cuente con sus beneficios de ley y con las herramientas que brinda HAI, y promueve que el equipo los utilice.
• Lidera y coordina los procesos de reclutamiento de personal, desde la elaboración de términos de referencia, difusión, proceso de selección, solicita referencias sobre los candidatos, modelos de entrevista y pruebas técnicas, archiva adecuadamente las hojas de vida (roster) y realiza los trámites para la contratación del personal. Estos procesos se coordinan con la gerencia, Dirección de Programas y DFA.
• Revisa y actualiza periódicamente los términos de referencia en conjunto con los gerentes y empleados.
• Hacer un roster de los perfiles prioritarios para HAI Colombia.
• Colabora en la socialización de las políticas institucionales de HAI (manual de empleados, política SHEA, manual de procedimientos administrativos, etc.).

Eventos, Proyectos y Soporte

• Prepara materiales y espacio para reuniones para la orientación de nuevos empleados y otros eventos patrocinados por la oficina según se les haya asignado. Asegura que todos los materiales, folletos y presentaciones estén completos y actualizados
• Co-facilita sesiones de orientación para nuevos empleados y ayuda en el establecimiento de los objetivos de éxito del personal junto con el o la supervisora del puesto.
• Identifica necesidades de capacitación del staff, hace un plan de fortalecimiento de capacidades para el personal y busca la forma de implementar esas formaciones
• Lleva a cabo actividades o acciones de reconocimiento del equipo (años cumplidos, eventos, cumpleaños)
• Asegura que todo el equipo cuente con los materiales, instrumentos y dotaciones necesarias para realizar sus labores.
• Coordina y apoya la llegada de personal extranjero para su adaptación y estancia legal en Colombia (incluye procesos de visas laborales).
• Colaborar en la socialización y el cumplimiento del protocolo de seguridad.

Se pueden asignar otros deberes relacionados con la presente convocatoria

Perfil/Requisitos

Calificaciones: para realizar este trabajo con éxito, la persona debe ser capaz de realizar cada tarea esencial satisfactoriamente. Los requisitos enumerados a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y/o habilidad requeridos. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

• Educación: Título profesional en administración/finanzas, recursos humanos o estudios relacionados con cultura organizacional. Posgrado es deseable.
• Experiencia: por lo menos cuatro años de experiencia administrativa y de recursos humanos relevante. Experiencia con ONG internacionales, es deseable.
• Enfoques diferenciales: la persona candidata debe tener experiencia laboral donde se evidencie el conocimiento del enfoque de género y étnico.
• Inglés es deseable.
• Otras habilidades: Gestión de personas, Gestión del estrés, resolución de conflictos, comunicación asertiva, gestión del cambio, orientación a los resultados, trabajo en equipo, alto grado de competencia técnica, atención a los detalles / precisión y excelentes habilidades de organización requeridas. La capacidad de trabajar en un entorno de alta productividad y ritmo rápido es esencial.
• Habilidades lingüísticas: capacidad para leer e interpretar documentos tales como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento, y manuales de procedimientos. Posibilidad de escribir informes de rutina y correspondencia. Capacidad de hablar eficazmente ante grupos de clientes o empleados de la organización.
• Habilidades informáticas: debe haber demostrado habilidad en el uso del procesador de textos, la hoja de cálculo y el software de base de datos; sistemas de recursos humanos; y software de Internet.

Condiciones e Instrucciones para aplicar a esta convocatoria

Cómo aplicar:

Las personas interesadas deben enviar su hoja de vida y carta de motivación al correo colombia@heartlandalliance.org antes del 25 de octubre de 2018.

Indicar en el asunto del correo : Coordinación de Recursos Humanos + Nombre.

Por favor tenga en cuenta que no se considerarán aquellas aplicaciones recibidas en fecha posterior a la fecha indicada. Las hojas de vida serán revisadas tan pronto como sean recibidas. Por lo cual, promovemos que los candidatos hagan una aplicación temprana a la fecha límite.

Entrevistas: Se realizarán las entrevistas según se vayan recibiendo las hojas de vida.

Tipo de Contrato: Contrato laboral de medio tiempo (con posibilidades de ampliación a tiempo completo, sujeto a financiamiento). Periodo de prueba: 2 meses.

Disponibilidad : Inmediata.

Duración del contrato: A convenir.

Remuneración: A convenir dependiendo de las cualificaciones de la persona candidata.

Competencias

Competencias: para realizar el trabajo con éxito, un individuo debe demostrar las siguientes competencias.

• Fiabilidad: muestra el compromiso / la dedicación y la responsabilidad en el trabajo de cada uno, y realiza un seguimiento de todos los proyectos, metas y aspectos del trabajo. Cumple todos los compromisos asumidos con sus compañeros, compañeros de trabajo y supervisor. Trabaja para lograr un acuerdo (ofreciendo alternativas, etc.) sobre marcos de tiempo u objetivos que se puedan cumplir de manera realista. Está constantemente en el trabajo y a tiempo.
• Integridad: respeta la confidencialidad. Contribuye con contribuciones justas y equitativas en el trabajo, medidas siguiendo el trabajo prometido y asignado y respetando los compromisos, siendo honesto con las capacidades, limitaciones y errores. Mantiene la confidencialidad independientemente de la presión de los demás.
• Calidad: gran atención al detalle. Supervisa el trabajo propio para garantizar la calidad del resultado final; Demuestra exactitud y minuciosidad; Verifica la información.
• Cantidad: piensa en métodos alternativos para mejorar la eficiencia / servicio; Capaz de procesar un gran volumen de cambios de empleados de manera eficiente; Cumple con los estándares de productividad; Se esfuerza por aumentar la productividad.
• Motivación: tiene conciencia de sus motivaciones intrínsecas. Entiende que muchos trabajos tienen deberes o responsabilidades que el empleado no se siente motivado a completar, pero puede identificar estrategias -o busca orientación de la administración- para completar todas las tareas laborales con el mismo nivel de calidad y eficiencia.
• Profesionalismo: piensa cuidadosamente sobre los posibles efectos en los demás de las palabras, acciones, presentación de uno mismo y modo de comportamiento. Supervisa la calidad del trabajo y selecciona las palabras o acciones que probablemente tengan el efecto deseado en el individuo o grupo en cuestión. Consciente de y capaz de leer señales en diferentes situaciones, luego adaptarse en consecuencia. Hace que los demás se sientan cómodos respondiendo de manera que expresen interés en lo que tienen que decir
• Servicio al cliente: dispuesto a ayudar a colegas, empleados o invitados realizando tareas fuera de la descripción del trabajo, capaz de reconocer cuando alguien está confundido o necesita ayuda y ofrece asistencia sin que se lo pidan. Cuando no puede ayudar, dirige a la persona a alguien que pueda.
• Trabajo en equipo: contribuye a crear un espíritu de equipo positivo; Apoya los esfuerzos de todos para tener éxito; Participa en equipos y demuestra disposición a ayudar a otros con el trabajo. Voluntariamente, busca y comparte conocimiento que permitirá a un colega mejorar en su trabajo o al equipo avanzar hacia el objetivo del proyecto. Toma en cuenta la organización como un todo al tomar decisiones. Separa los propios intereses de los intereses de HAI para hacer los mejores juicios posibles para HAI.
• Habilidades interpersonales: mantiene la confidencialidad; Escucha a los demás sin interrumpir. Cambia el estilo de comportamiento o el método de acercamiento cuando es necesario para lograr un objetivo; ajusta el estilo según corresponda a las necesidades de la situación. Responde al cambio con una actitud positiva y la voluntad de aprender nuevas formas de lograr las actividades y objetivos laborales.
• Pensamiento a futuro: Capaz de comprender el propósito estratégico y el propósito de los deberes y las responsabilidades del trabajo, y capaz de ofrecer ideas al equipo de gestión con respecto a los medios para superar las barreras o mejorar los procesos.

Demandas físicas: las demandas físicas que se describen aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

• Al realizar las tareas de este trabajo, se requiere que el empleado se siente regularmente; use las manos para manejar la llave, o sienta y hable o escuche.
• Al realizar las tareas de este trabajo, con frecuencia se requiere que el empleado alcance con las manos y los brazos.
• Al realizar las tareas de este trabajo, ocasionalmente se requiere que el empleado se pare; caminar y agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear.
• Mientras realiza los deberes de este trabajo, el empleado ocasionalmente debe levantar y / o mover hasta 10 libras.
• Las habilidades de visión específicas requeridas por este trabajo incluyen visión cercana y capacidad para ajustar el enfoque.

Entorno de trabajo: las características del entorno de trabajo que se describen aquí son representativas de las que encuentra un empleado mientras desempeña las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

• El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser moderado

Heartland Alliance toma todas las decisiones de contratación y empleo sin distinción de raza, credo, color, edad, género, identidad de género, estado civil o parental, religión, ascendencia, origen nacional, discapacidad física o mental, orientación sexual, identidad sexual, condición de inmigrante, afiliación o creencia política, estado del ex delincuente (dependiendo de la ofensa y posición a cubrir), descarga militar desfavorable, membresía en una organización cuyo propósito principal es la protección de los derechos civiles o la mejora de las condiciones de vida y las relaciones humanas, altura, peso , o infección por VIH, de acuerdo con la Declaración de Política de SIDA de la Organización de septiembre de 1987. Las personas con discapacidades que requieran alojamiento deben comunicarse con el Director de Finanzas.

https://chk.tbe.taleo.net/chk01/ats/careers/requisition.jsp?org=HEARTLANDALLIANCE&cws=1&rid=5416